仕事が速い人っていますよね。
周りと同じくらい大変な仕事なのにも関わらず、いつも定時退社で売上はトップみたいな人です。
他の人が雑談している間にテキパキと仕事を終わらせ、納期にも余裕を持って提出。
今回は僕の働いていた職場の仕事が速いひとが使っていた、効率よく仕事を終わらせる取っておきのアイテムの紹介です。
仕事を効率よく終わらせるために必要なもの
仕事の効率を上げる為に必要なもの……それはストップウォッチです。
キッチンタイマーでも可。
台所とかに置いてあったり、皆さんのスマホの中にもデフォルトで入っていると思います。
こんなにも身近なアイテムが何故仕事の効率化に役立つのか。
それにはいくつか理由があります。
使った時間を可視化する
まず、仕事には終了時間があります。
それは皆さんご存知の定時時間です。
終了時間までに仕事をなんとしてても終わらせる為には、与えられた時間をいかに使うかにかかっています。
時間は待ってても過ぎる一方で増えるわけではありませんし、無駄にしてはいけません。
そういう時に役に経つのがストップウォッチなのです。
仕事でやるべき作業があるのなら、その作業時間をストップウォッチで測りましょう。
そして記録していく訳です。
そうすると自分がどのように時間を使ったのかが可視化出来ます。
可視化することによって、自分が時間辺りに進められる作業量を知ることが出来ます。
自分の作業量を知ることが出来ると、自分がどの程度の効率で作業をしているのかが明確になるので、どこを改善すれば良いのか、どうすれば効率が上がるのかを考えるキッカケになります。
より短い時間で高い生産性を上げる
自分の作業を時間が分かれば、次にやることは作業時間の短縮です。
例えば資料作りに3時間もかけていた事が判明したのであれば、次は2時間を目指して工夫してみる。
そして2時間で同じ資料を作れたのであれば、さらに1時間を目指す。
そういったように少しづつ改善していき、みじかい時間で同じ量の仕事を終わらせる事が出来るようになれば生産性が上がるのです。
日々生産性を意識して、効率よく仕事をすすめる努力を続ければ、
今まで何時間も残業してやっと出来ていた仕事を定時までに終わらせる事も不可能ではありません。
仕事にはデッドラインを設けよう
仕事が速い人がやっていることで、もうひとつ重要なのが、デッドラインを設けるということです。
仕事がいつまでも終わらない人は仕事にデッドラインを設けません。
納期まで何週間もあるからと毎日ダラダラやっていては納期ギリギリになって駆け込みで作業する羽目になります。
そうならないためには、やはり仕事に自分で締め切りを設けて、決めた時間に集中して作業することが重要です。
何時から何時まではこれをする。
それで終わらなければまた新しくデッドラインを設けて作業する。
このように自分で集中して作業する時間を決めて行くと自然と効率が良くなります。
終わりが見えれば、人間は自然と時間配分を考えるようになるので、急がなければ終わらないような仕事であれば、自然と急ぐようになるのです。
納期が長いと心理的プレッシャーが無いので行動力につながりませんが、自分の中での納期を決めてしまえば、それが自発的なプレッシャーになって行動力につながります。
そのためにも、デッドラインを設けることは必要不可欠なのです。
まとめ
今回は僕の周りの仕事の速い人が使っていた、ストップウォッチと時間の可視化によって仕事を効率化する方法を紹介しました。
時間という限られたリソースを無駄なく使って、どんどん仕事の効率を上げていきましょう。