メールの返信が速い人は仕事においても人生に置いても成功します。
今回はそう断言できる理由を解説します。
僕が働く職場ではメールの速い人と、遅い人がいます。
そしてこの両者には決定的な違いがあります。
それでは仕事ができるか、出来ないかです。
ポイントこの記事では仕事が出来るひとの定義を以下に定めています。
仕事のスピードが速い。速いだけではなく、必要最低限のクオリティーを満たしている。納期に送れない。早出や残業はほぼせず、休日出勤もしない。有給はキッチリと取り、余暇活動にも積極的。時間に厳しい。
仕事が出来る人はやっぱりメールの返信が早かった件
仕事のクオリティーが高く、納期にも余裕を持って間に合わせられる人。仕事のクオリティーは高いが、いつも納期
ギリギリで、残業や休日出勤が絶えない人。
どちらが仕事ができる人材なのかと聞かれれば、ほとんどの人が圧倒的に前者と答えるでしょう。
仕事において本来必要なことは
与えられた時間内に出来る限り最大限のアウトプットを生み出す。
こういうことだと思っています。
一事が万事
メールの返信が速い人は仕事自体も速いことが多いです。
なぜなら、メールというのはあらゆる職業で使われる連絡手段であり、仕事においての基本中の基本です。
それが迅速かつ的確ということは、その他の仕事に関しても同じ対応だという可能性が非常に高いということです。常に仕事の効率化を図り、目の前のタスクに対して素早い対処を心がけている結果、メールの返信が速くなるといった結果になるのだろうと思います。
またそういう人は、メールを送ってきた相手の立場に立って物を考える能力も高いです。
例えば自分がメールする立場だとして、メールを送った相手にどういうことを期待しているでしょうか。
出来る限り速めの返信をしてもらいたい。連絡した内容についての回答を得たい。
こういうことを期待しているのではないでしょうか。
相手の立場に立って考えられる人これが仕事のできる人に共通していることだと思います。
僕の働いてる職場ではメールが早い人と遅い人が両極端に分かれます。本当に早い人は30秒以内にメールが返ってくることがほとんどです。
しかし遅い人は本当に半日経ってもメールが返ってこなかったり、また3日後にメールが返ってきたりすることもあります。
どちらが仕事ができるかについては言うまでもありません。
メールの返信を早くする方法
最後に僕が普段しているメールを早く返信する方法を紹介します。
簡単なメールは即座に返信
本当に簡単な返信だけで事足りるメールは10秒だけ時に即座に返信します。丁寧な文章を作る為に何十分もかけるのは本当に時間の無駄なので、簡単でわかりやすい文章を即座に返信します。
少しメールの返信内容を考えるのに時間がかかりそうな時は「先に詳細は後ほど連絡させていただくので、もう少々お待ちください」などといった連絡を先に返しておく。
キーボード入力の速度を上げる
だいたいメールの返信が遅い人は、キーボードの入力の速度からして遅いことが多いです。
日頃からキーボードのタイピングの速度を上げるためにトレーニングしていくことも必須なのですがこれに加えて使って欲しい機能があります。
それは辞書機能です。
あらかじめパソコンの辞書機能の中にメールの返信によく使えそうな言葉を入力しておき簡単な変換の文字列を覚えておくのです。
例えば、お疲れ様です。
これを読み方を｢おつ｣だけで変換できるようになればいちいち、おつかれさまですと打たなくても「おつ」を入力するだけですぐに「お疲れ様です」と入力することができます。
1回1回はほんの数秒の差になるかもしれませんが、1日を通して、この作業が何100回も続くことを考えると、その時間は大きなものになるでしょう。
いかがでしたでしょうか。今回はメールの返信の速度と仕事の成功について、関連付けて説明してみました。
皆さんの周りにいる仕事のできる人、そして仕事のできない人と自分を比べてみて、どのような違いがあるか。
もしかしたらメールの返信の速度に関連性があるかもしれませんよ？